I prosjektstyremøtet avholdt 27.06.2018 ble en rekke beslutninger tatt basert på følgende anbefalinger fra prosjektet:
Systemkategori: Kunde- og tjenestehåndtering
Prosjektets anbefaling: Basert på allerede pågående prosesser i linjen i forbindelse med utrulling av Kompass, anbefaler prosjektet at pågående prosesser og utrulling fortsetter, og at UKE tar ansvar for å tilby Kompass som en tjeneste til virksomhetene i kommunen. Tjenesten skal inneholde tjenesteledelse (teknologi, bruksområder, prising, pakking, tjenesteregnskap), tjenesteforvaltning (etterlevelse, livssyklus, videreutvikling, optimalisering), samt support og drift av tjenesten. Det anbefales derfor ikke å initiere et eget konsolideringsprosjekt innenfor denne systemkategorien.
Beslutning: Anbefalingen tilsluttes av prosjektstyret.
Systemkategori: Spørreundersøkelse
Prosjektets anbefaling: Det anbefales å etablere en profesjonalisert sentral tjeneste («Center of Excellence (CoE)») for spørreundersøkelser i regi av UKE. Prosjektstyret er i utgangspunktet positiv til denne anbefalingen, men ønsker at prosjektet skal komme med en nærmere beskrivelse av omfanget til tjenesten før et eventuelt prosjekt initieres.
Beslutning: Prosjektet får mandat til å bruke ressurser på å utdype tjenestebeskrivelsen. Prosjektet vil derfor ha behov for ytterligere dialog med aktuelle virksomheter, for å diskutere belyste problemstillinger knyttet til etablering av denne typen tjeneste. Virksomheter vil kontaktes i løpet av august, og senest innen primo september.
Tillegg
Prosjektet presenterte utkast til business case for systemkategorien ´Tids- og timeregistrering´. Foreløpig antagelse og forventning er at det vil være vesentlige besparelser knyttet til forenkling av prosesser og bedre integrasjoner. Prosjektstyret er positiv til å vurdere om det er grunnlag for gjennomføring av et konsolideringsprosjekt innenfor denne systemkategorien.
Beslutning: Prosjektet får mandat til å jobbe videre med business caset, med spesielt fokus på økonomiske gevinster og gevinster knyttet til forenkling av prosesser og bedre integrasjoner. Utvalgte virksomheter vil kontaktes i løpet av august, og senest innen primo september for å bistå med utdyping av business case.