Prosjektstatus per 9. oktober 2018

I prosjektstyremøtet avholdt 11.09.2018 ble følgende beslutninger tatt:

Systemkategori: Spørreundersøkelser

Prosjektstyret fikk en nærmere beskrivelse av tjenesten, med oppdaterte estimater basert på dialog med virksomhetene. Prosjektstyret er fremdeles positiv til business case (BC), men mener det er et behov for at prosjektet tydeliggjør innhold i, og konsekvenser av, følgende alternative fremgangsmåter for et prosjekt:

• Konsolidering gjennom sanering og etablering av obligatorisk tjeneste som i tillegg håndterer systemer (ref. BC som ble presentert i møtet)
• Ingen konsolidering, men etablering av samkjøpsavtale. Etablering av frivillig tjeneste må vurderes fortløpende etter at samkjøpsavtalen er på plass
• Virksomhetene fortsetter som i dag

Beslutning: Prosjektet får aksept for å jobbe videre med BC. Prosjektet vil jobbe med å forberede og gjennomfører et arbeidsmøte med FIN, hvor resultatet skal være en anbefaling til neste møte i prosjektstyret.

Systemkategori: Tids- og timeregistrering

BC som er utarbeidet for denne systemkategorien viser et tydelig positivt gevinstbilde, men med gevinster som i hovedsak vil ligge hos den enkelte virksomhet. Prosjektstyret er positiv til BC, men påpeker at det er viktig at prosjektet har en god tilnærming til hvordan gevinstene skal realiseres. Prosjektet har derfor fått i oppgave å utføre følgende arbeid i forbindelse med ferdigstillelse av BC:

• definere roller som har vesentlige gevinster knyttet til seg dersom det anskaffes nytt tids- og timeregistreringssystem
• kartlegge brukerreiser for de definerte rollene, med fokus på de prosessene hvor det er potensielle gevinster. Dette gjelder også kommunens grensesnitt mot NAV og eventuelt andre relevante aktører
• presentere risikobildet
• utføre en følsomhetsanalyse for kritiske faktorer
• dokumentere muligheter for gevinstrealisering

Beslutning: Prosjektet får aksept for å jobbe videre med BC, og vil ha behov for å gjennomføre oppfølgingsmøter med en del virksomheter for å få besvart overnevnte punker. Deretter vil prosjektet forberede og gjennomfører et arbeidsmøte med FIN, hvor resultatet skal være en anbefaling til neste møte i prosjektstyret.

Tillegg: Portefølje

Til neste prosjektstyremøte skal prosjektet legge frem en oversikt over andre relevante konsolideringsmuligheter. Dette skal gi en indikasjon på retningen til prosjektet, og hvilke andre konsolideringer som bør prioriteres.

Neste prosjektstyremøte: 13.12.2018