Spørsmål og svar vil oppdateres fortløpende i tråd med etableringsprosjektets fremdrift. Vi har derfor ikke nødvendigvis svar på alle spørsmål før etableringsprosjektet er sluttført.
1. Hva kan vi forvente oss av leveransetider og SLA'er ift. incidenter og requester?
Virksomhetene forholder seg til gjeldende Tjenesteavtalen inngått med UKE når det gjelder forventet leveransetider og SLA. Systemdriftsavtalen understøtter disse.
2. Hvordan kan jeg bestille nye tjenester?
Via Kompass (erstatningen for BOKS).
3. Hva slags nye tjenester kan vi som virksomhet forvente?
Fra oppstart av ny avtale vil autoriserte utviklingsmiljøer få tilgang til arbeidsflater for test og utvikling. Videre blir det et utvalg selvbetjeningstjenester for alle brukere utover i avtaleperioden. Hvis tjenestene ikke har fått eget skjema i Kompass, be om tilbud via Kundekontaktene. Bruk gjerne da skjema «Generell forespørsel».
4. Hvor raskt får jeg ny PC når den gamle har sluttet å virke?
I følge avtalen er dette innen et døgn, men i godkjenningsperioden ber vi om forståelse for at det kan ta noe mer tid.
5. Hvor får vi WS-lapper for registrering av lokalt utstyr fra?
Tilleggsutstyr til skriver, f.eks. SafeCom-utstyr, bestilles og leveres som før; benytte tilbudet BESTILLING AV SAFECOM-UTSTYR. Håndtering av tagger til klienter og skrivere (WS-lapper/PR-lapper) er som tidligere; WS-tags bestilles i tilbudet INN- OG UTMELDING AV PRINTER OG SAFECOM-KONTROLLER PÅ AVTALE I OSLOFELLES – og et undervalg der,
6. Hvem er leverandør av ny systemdriftavtale?
Sopra Steria er hovedleverandør av systemdriftsavtalen. Sopra Steria har Telenor Inpli og Neisa som underleverandør.
7. Er det tatt en beslutning på at UKE ikke skal eie infrastruktur?
Det er tatt en beslutning om at vi i større grad skal utnytte standard tjenester i markedet, herunder skytjenester. Dette vil bety at Oslo kommune vil avvikle eierskap til infrastruktur.
8. Systemdriftsavtalen skal tilby en revidert løsning for IAM i en av de planlagte transformasjonsprosjektene. Har dere i prosjektet noe mer informasjon pr i dag om krav til en ny løsning og planer for arbeidet fremover?
Nytt IAM (Identity Access Management) er et av de planlagte prosjektene med effekt først senere i kontraktsperioden. Prosjektet er under sondering og planlegging. Vi tar gjerne imot konkrete innspill med hva som vil være viktig for virksomheter. Innspill kan sendes vår systemdriftsavtalen@uke.oslo.kommune.no.
9. Hvorfor heter avtalen Systemdriftsavtalen når avtalen inneholder mer enn bare drift av systemer?
Det har vært flere diskusjoner frem og tilbake før navnet Systemdriftsavtalen ble valgt. Avtalen er mer enn systemdrift. På den annen side er det anskaffelsens formål å gå mye mer i retning av tjenestekjøp og her kan «System» brukes i videre form.
Ulike navn har vært oppe, eksempelvis både «Driftsavtalen» og «Tjenesteavtalen». Førstnevnte ble ikke valgt, da vi mener navnet ikke ville bidra til å flytte fokus bort fra drift av infrastruktur. Tjenesteavtalen ble også noe misvisende, da vi også har Utviklingsavtalen, som også kan regnes som en tjenesteavtale.
10. Hvem gir tilganger til Kompass?
1. linje/PRK admin i hver enkelt virksomhet gir tilganger til Kompass og tilgang til skjemaer i Kompass
11. Hvordan får jeg samme tilgang i Kompass, som jeg hadde med koordinator-rollen i BOKS?
Be om koordinatortilgang via Kompass, denne har lisenskostnad på cirka 141 NOK per måned og det kreves opplæring før du får lisensen (agentgrensesnitt).
12. Kan jeg legge til følgere i saken min i Kompass? Altså navnet på en annen som kan følge med på saken?
Ja. Følger av saken får da epost på samme måte som innmelder, samt kan legge inn kommentarer i saken i Kompass selvhjelpsportal (der hvor saken ble meldt inn).
13. Kan man melde inn sak på vegne av en annen bruker?
Ja, i sakene ligger det er felt som heter «PRK ID». Vi anbefaler å søke opp en bruker på prk-ident eller epostadresse. Denne ressursen vil da også motta alle epost, samt ha mulighet til å oppdatere saken i Kompass selvhjelpsportalen, som når man setter en følger på sak.
Dette gjelder enten virksomheten er innenfor eller utenfor Oslofelles.
14. Er det mulig å importere data fra et annet system og integrere med Kompass?
Dette må ses på i hvert enkelt tilfelle. Meld inn en sak til UKE i Kompass.
15. I BOKS fikk vi rapporter ukentlig/månedlig på antall PC’er og servere. Kommer disse rapportene i Kompass?
Ja, rapportene skal komme i Kompass og i Kundeportalen. Det jobbes med å få på plass integrasjonen.
16. Hva er telefonnummeret til Kompass dersom jeg vil purre på saker uten å legge inn kommentar i Kompass?
Telefonnummeret til UKE Servicesenter er det samme som før: 23 47 70 70
17. Blir driftsmeldinger lagt ut på Kompass?
Kompass vil ikke erstatte driftsmeldinger inntil videre. Driftsmeldinger blir altså liggende på Kundeportalen på intranettet som i dag.
Arkiv
1. Hvordan vil et skifte av driftsleverandør påvirke oss som virksomhet?
Skifte av driftsleverandør vil gjelde for alle brukere ute i virksomhetene. Den største endringen for alle brukere i 2018 er overgang til Windows 10. Ny driftsleverandør vil delta i dette arbeidet som allerede er påbegynt i gjeldende driftsavtale.
Brukere av BOKS:
Kompass vil erstatte BOKS og BOKS SMV i løpet av våren 2018. Målet for utskiftning er per dags dato mars/april. Du finner mer informasjon om Kompass her
2. Hvordan blir min rolle som IKT-hovedkontakt endret?
Rollen din vil ikke bli endret som en del av driftsovertakelsen.
3. Blir det et «Big bang» i 2018 med stort ressurspådrag hos virksomhetene for testing?
Nei, det blir ikke «Big bang». Testing vil avtales med enkeltgrupper underveis.
4. Hva er beregnet etableringsperiode for ny avtale?
6 måneder fra driftsovertakelse i mars/april 2018
5. Hva er responstiden på løsing av feil/driftsforstyrrelser?
Avtalen inneholder ingen vesentlig endring i krav til responstid.
6. Hvordan håndteres endringer i perioden med overgang til ny driftsleverandør?
Det vil bli nøyere vurdering av om endringen evt. kan vente. I praksis endringsrestriksjoner i dialog med systemforvaltere
7. Blir det et «Big bang» i 2018, som betyr ekstra nedetid på systemer og flytting av systemer til ny infrastruktur?
Nei, flytting av systemer vil hovedsakelig skje i forbindelse med livssyklusforvaltning (ordinære oppgraderinger eller ligende) og tas i løpet av de neste 2-3 årene.
8. Har prosjektet planen klar på hvilke systemer som er planlagt flyttet først og sist?
Flytting av systemer vil som nevnt hovedsakelig skje i forbindelse med livvsyklusforvaltning - det vil si ved ordinære oppgraderinger eller liknende. I tilegg legges en plan for de øvrige systemene. Kommunikasjon om dette vil komme når prosjektet har utarbeidet et forslag.
9. Vil prisene endres og hva blir bedre?
I utgangspunktet vil ikke priser endres som et resultat av overgang til ny avtale. Men som et resultat av etableringen og transformasjonsprosjektene vil vi legge til rette for mer effektiv tjenesteutvikling og bedre servicenivå for utvalgte tjenester som for eksempel «ny server» for utviklingsmiljø, jf. spørsmål om «nye muligheter» over. Avtalen vil videre gi større valgmulighet for hvordan et system kan driftes. Dette kan gi økonomiske fordeler.
10. Hvilke ulemper kan vi forvente i.f.m. overgangen til ny driftsleverandør?
Overgang til ny driftsleverandør er en stor operasjon. Vi vil sette inn mye ressurser både fra dagens leverandør EVRY og EVRYs underleverandører og ny leverandør Sopra Steria med sine underleverandører i.f.m. overtagelsen i mars, for å minimere eventuelle ulemper knyttet til situasjoner som oppstår. Den største hovedoppgaven i februar er kompetanseoverføring fra eksisterende leverandør. Vi forventer derfor ikke økt nedetid på driftsleveransene. På enkelte områder vil dog driftsleveransene fremstå annerledes enn i dag, for eksempel vil kontaktpunkter og kontaktpersoner endres.
11. Når kan vi forvente endringer?
Se også svar på spørsmål 1 over, det er overgang til Windows 10 og Kompass som i praksis blir de største endringene ved driftsovertagelse. Utover det som er besvart i spørsmål 1 over kan vi si at prinsipielt vil vi frem mot driftsovertagelse 22. mars 2018 sette Sopra Steria til å levere alle tjenester slik som EVRY leverer i dag.
I tillegg vil vi gjennom transformasjonsprosjektene som leveres fra april/mai 2018 få tilgang til en ny og moderne plattform med et stort utvalg av muligheter og nye tjenester.
14. Hvilke nye muligheter gir avtalen?
Avtalen skal tilrettelegge for økt selvbetjening. Etableringsprosjektet som vil kjøre ut første til andre kvartal 2019 vil operasjonalisere og implementere hvilke selvbetjeningsmuligheter de forskjellige brukergruppene vil få. Per i dag kan vi si at sluttbrukere får mulighet til å gjenopprette mapper og konfigurasjoner knyttet til epost og hjemmeområder og at autoriserte bestillere vil få tilgang til å bestille offentlige skytjenester (amazon, azure, google) i Oslo kommunes sikkerhetsmodell i løpet av våren 2018. Når vi sier «autoriserte bestillere» så sier vi samtidig at prosesser for bestilling og autorisering også er en del av det som vil operasjonaliseres i etableringsprosjektet denne våren.
16. Hva er beregnet etableringsperiode for ny avtale?
6 måneder fra driftsovertakelse i mars/april 2018
17. Over hvor lang tid vil etableringsprosjektet pågå?
Etablering og transformasjon vil foregå gjennom hele 2018.
18. Blir tjenestene rimeligere enn i dag siden en ny driftsleverandør tar over?
Det blir ingen direkte endring av prisene som følge av ny driftsavtale. Dette vil avhenge av Prissak som ikke er en del av prosjekt for ny systemdriftsavtale.