Slik rekrutterer du digitalt

Tekst: Sindre Haugan

En rekrutteringsprosess krever god planlegging, og det er minst like viktig nå som alt skjer digitalt. Dette bør du bør tenke på før, under og etter intervjuet. Husk at det aller meste gjøres som før. Hvis du lurer på noe rundt rekrutteringsprosessen generelt, finner du en stegvis gjennomgang av hele prosessen her. 

Mer enn et fast håndtrykk.

– I det offentlige er store deler av ansettelsesprosessen formalisert, men rekruttering er fortsatt en sosial øvelse. På tross av litt dårligere lyd og bilde, kreves i bunn og grunn den samme menneskelige kontakten som før, sier Adrian Renke Bracht HR-rådgiver i UKE.

DIGITALE FALLGRUVER. Adrian Renke Bracht peker på noen fallgruver når man gjennomfører digital rekruttering.

– I første intervjurunde danner du deg et førsteinntrykk, og det er her du skal avdekke kompetanse og motivasjon til søkeren. Derfor bør du gjøre det du kan for at kandidaten føler seg trygg og får presentert seg på en så naturlig måte som mulig, sier Espen Stensrud som er organisasjonskonsulent i UKE. 

GOD ATMOSFÆRE. Espen Stensrud sier det er viktig at kandidaten føler seg komfortabel i intervjusituasjonen.

Espen har arbeidet med rekruttering i 14 år, og hjelper daglig virksomheter i Oslo kommune med små og store ansettelsesprosesser. Både Adrian og Espen har noen klare tanker om hva man bør reflektere over når intervjuprosessen skjer digitalt.

Før intervjuet

• Gi god informasjon i forkant.

Sett en tydelig agenda for intervjuet, slik at kandidaten har mulighet til å forberede seg godt, og vet hva den går til. Dette er spesielt viktig før et andregangsintervju, hvor man gjerne går lengre og dypere til verks for å avdekke om personen er riktig kandidat for jobben.

• Test det tekniske.

Ingenting er kjedeligere enn å måtte knote med det tekniske under intervjuet, så gjør en ekstra sjekk av lyd og bilde med en kollega før du går i gang. I UKE oppfordrer vi til å bruke Microsoft Teams. Her er en innføring i hvordan du bruker verktøyet.

• Hvordan presenterer du deg?

Like viktig som det tekniske er hvordan du presenterer deg. Tenk over hvordan du går kledd og hva kamera viser. Velg en nøytral bakgrunn, og gå kledd slik du ville gjort hvis dere møttes ansikt til ansikt. Når kandidaten ikke får inntrykk av hvordan arbeidsplassen er, er dette desto viktigere.

• Sett en stabel med bøker under datamaskinen.

Det er ikke neseborene dine kandidaten er mest nysgjerrig på, så et tips er å sette datamaskinen på noen bøker. Det gjør det enklere å se rett inn i kamera og dermed få en digital blikk-kontakt. Da unngår man følelsen av å bli sett ned på. Husk å se inn i kamera, ikke på bildet av deg selv.

Under intervjuet

• Ha en ordstyrer.

Intervjuet blir ikke alltid en en-til-en-samtale. Noen ganger inkluderer man fremtidige kollegaer, fagforeningsrepresentanter eller ledere i samtalen. Hvis det blir mange rundt det digitale bordet, bør man avtale en ordstyrer som fører intervjuet, og sikrer god flyt i samtalen.

• Skap et inntrykk av arbeidsplassen.

En heldigital rekruttering kan gjøre det vanskeligere for kandidaten å få et inntrykk av stedet de skal jobbe. Dette er en utfordring man kan løse kreativt, eksempelvis ved at du engasjerer noen fremtidige kollegaer til å fortelle om arbeidsplassen i en video, eller at man gir kandidaten en liten guidet digital tur rundt på kontoret. For ansatte i UKE har vi laget en liten presentasjon som kan tilpasses ved behov, og gir en overordnet introduksjon av virksomheten.

Etter intervjuet

• Sett realistiske tidshorisonter. Få ting er mer nervepirrende enn å vente på svar fra en potensiell drømmejobb. Derfor bør du være tydelig med informasjon om når kandidatene kan forvente svar. Nøl heller ikke med å sende avslag til de som ikke er med videre i prosessen.  

Magefølelsen kan være skummel

Mange studier viser at magefølelsen er langt fra det beste verktøyet når man skal vurdere fremtidig jobbprestasjon.[i]

Både Adrian og Espen tror det er viktig å reflektere rundt hvordan vi alle påvirkes av subjektive faktorer. Alt fra utseende til selvtillit og sjarm er med å påvirke oss. Selv om førsteinntrykket kan gi en riktig indikasjon, bør man også ta i bruk andre verktøy for å unngå feilansettelser. 

– Vi ser at et semistrukturert intervju kombinert med evne- og personlighetstester gir best effekt. Å ha en viss struktur i intervjuet er alltid bra, men man trenger heller ikke å låse seg helt til spørsmålene man har tenkt ut på forhånd, sier Adrian.

Espen mener helt klart at evne- og personlighetstester minimerer risikoen for feilansettelser.

– Testene kan gi en indikasjon på hvordan kandidaten vil trives i arbeidsmiljøet og hvor godt egnet man er til arbeidsoppgavene. I tillegg er personlighetstesten et glimrende samtaleverktøy, hvor man eksempelvis kan måle kandidaten på de personlige egenskaper man gjerne etterspør i en stillingsannonse, sier Espen. 

Hjelp til rekruttering

Når du er i gang med en rekrutteringsprosess bør du ta kontakt med HR på et tidlig tidspunkt for å avtale et planleggingsmøte. Sammen legger dere en slagplan for hvordan man ønsker å annonsere stillingen.

– Det beste er hvis lederen har reflektert grundig rundt hvilken type ressurs de ser etter, så vi kan ha det i bakhodet når vi utformer annonseteksten, og lister opp kvalitetene vi etterspør hos kandidaten. Det gjør det også tydeligere hva vi bør måle med de verktøyene vi har tilgjengelig, sier Adrian.

Hvis det er andre spørsmål oppfordrer Adrian til å ta kontakt med gjengen på HR.