Roller i økonomisystemet

Behovshaver: den som kjøper en vare eller tjeneste

• Avklar innkjøp med budsjettansvarlig og lagre dokumentet på felles filområdet F:/Felles/Bestilling/Avdeling….
• Ta i mot innkjøpsordre fra bestiller og send til  leverandør der varen bestilles.
• Kjøp varen eller tjenesten.

Bestiller (rekvirent): registrerer bestillingen i økonomisystemet

• Send bestillingen til budsjettansvarlig som godkjenner.
• Ta imot  innkjøpsordre på e-post fra økonomisystemet (godkjent av budsjettansvarlig).
• Send innkjøpsordre, med innkjøpsordrenummer og bestillers ressursnummer til behovshaver eller leverandør.
• Ta i mot faktura fra Fakturasentralen.
• Kontroller faktura mot bestilling/leveransedokument (pakkseddel, timeliste o.a.) og gi forslag til kontering.
• Dokumenter i arbeidsflytloggen at kontrollen er gjennomført.

Varemottaker

• Ta imot varen og kontroller leveransedokumentet. F.eks. pakkseddel og timeliste.
• Signer og lagre leveransedokument på felles filområde F:Felles/Bestillinger/Avdeling….

Fakturabehandler

Les mer om rutinene under siden behandle faktura.

Budsjettansvarlig/fakturagodkjenner

• Godkjenn bestillinger fra bestiller.
• Kontroller faktura (kontering, leveranse etc.) og godkjenn i økonomisystemet hvis faktura er riktig.
• Avvis faktura hvis det er feil i fakturagrunnlaget, kontering eller annet, og faktura går tilbake til fakturabehandler.